Además de las entrevistas, existen otras técnicas útiles para elicitar requerimientos. Entre ellas se encuentran los cuestionarios, las encuestas y la observación del trabajo real.
Los cuestionarios y encuestas permiten obtener información de muchas personas de manera ordenada. La observación permite ver cómo se realiza realmente el trabajo, incluso cuando los usuarios no explican todos los pasos o excepciones.
Estas técnicas son especialmente valiosas cuando hay muchos usuarios, procesos repetitivos, diferencias entre áreas o una brecha entre el procedimiento escrito y la práctica cotidiana.
Un cuestionario es un conjunto de preguntas preparadas para obtener información de personas. Una encuesta suele usar cuestionarios para recolectar respuestas de un grupo más amplio y luego analizarlas.
En requerimientos, pueden usarse para:
No reemplazan por completo a entrevistas u observación, pero aportan amplitud.
Las entrevistas permiten profundizar; las encuestas permiten llegar a más personas.
| Técnica | Ventaja | Limitación |
|---|---|---|
| Entrevista | Permite repreguntar, aclarar y profundizar. | Llega a pocas personas y requiere más tiempo. |
| Encuesta | Permite obtener respuestas de muchos usuarios. | No permite profundizar tanto en cada respuesta. |
| Cuestionario | Ordena la información con preguntas predefinidas. | Puede limitar respuestas si está mal diseñado. |
Lo habitual es combinar técnicas para obtener profundidad y amplitud.
Los cuestionarios son útiles cuando se necesita recolectar información de forma estructurada.
Conviene usarlos cuando:
No conviene usarlos como única técnica cuando el dominio es desconocido o las necesidades aún son muy ambiguas.
Un cuestionario debe tener preguntas claras, breves y orientadas al objetivo. Las preguntas mal redactadas producen datos poco confiables.
Buenas prácticas:
Los cuestionarios pueden combinar distintos tipos de preguntas.
| Tipo | Ejemplo | Uso |
|---|---|---|
| Opción única | ¿Con qué frecuencia usa el sistema? Diariamente, semanalmente, mensualmente. | Clasificar respuestas. |
| Opción múltiple | ¿Qué tareas realiza? Registrar, consultar, aprobar, reportar. | Identificar varias actividades por usuario. |
| Escala | Califique la dificultad de la tarea de 1 a 5. | Medir percepción o prioridad. |
| Abierta | ¿Qué problema le genera más demoras? | Obtener comentarios cualitativos. |
| Numérica | ¿Cuántos reclamos atiende por día aproximadamente? | Obtener volumen o frecuencia. |
Para relevar un sistema existente, se podrían incluir preguntas como:
Estas preguntas ayudan a descubrir problemas, prioridades y oportunidades de mejora.
Después de recolectar respuestas, hay que analizarlas. Una encuesta no produce requerimientos automáticamente.
El análisis puede buscar:
Las respuestas deben interpretarse dentro del contexto del negocio.
Las encuestas tienen limitaciones. Si se usan sin cuidado, pueden dar una falsa sensación de certeza.
Limitaciones frecuentes:
Por eso, las encuestas deben complementarse con otras técnicas.
La observación consiste en ver cómo las personas realizan sus tareas en el contexto real de trabajo. Permite descubrir pasos, excepciones, herramientas informales y dificultades que los usuarios pueden no mencionar en una entrevista.
La observación es útil porque existe una diferencia entre:
Los requerimientos deben considerar la realidad, no solo la versión formal del proceso.
La observación puede realizarse de distintas maneras.
| Tipo | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Pasiva | El analista observa sin intervenir demasiado. | Ver cómo un operador atiende reclamos durante una hora. |
| Participativa | El analista hace preguntas breves durante la tarea. | Preguntar por qué se consulta una planilla externa. |
| Simulada | El usuario muestra cómo realiza una tarea con un caso preparado. | Reproducir el registro de un pedido de ejemplo. |
| Contextual | Se observa la tarea en el lugar y momento donde ocurre normalmente. | Acompañar a un vendedor durante una visita a clientes. |
Durante la observación conviene prestar atención a varios aspectos:
Estos elementos pueden transformarse en requerimientos, reglas, restricciones o preguntas pendientes.
Observar también requiere preparación.
Antes de observar conviene definir:
La observación debe respetar la privacidad, las normas internas y el trabajo de las personas observadas.
Supongamos que se observa el registro de pedidos en una empresa distribuidora. Durante una entrevista, los usuarios dijeron que "registran el pedido en el sistema". Pero al observar el trabajo real se descubre que:
Esta información revela requerimientos y dependencias que no aparecían en la descripción inicial.
Muchas organizaciones tienen trabajo informal: planillas auxiliares, mensajes, notas, llamadas, acuerdos verbales o controles manuales que sostienen el proceso real.
Estos elementos no deben descartarse automáticamente. A veces existen porque el sistema actual no cubre una necesidad importante.
La observación ayuda a detectar estos mecanismos y a decidir si deben reemplazarse, integrarse, conservarse o eliminarse.
| Técnica | Mejor para... | No tan buena para... |
|---|---|---|
| Cuestionario | Recolectar información estructurada. | Explorar temas desconocidos en profundidad. |
| Encuesta | Obtener respuestas de muchos usuarios. | Entender motivos detallados detrás de cada respuesta. |
| Observación | Comprender el trabajo real y detectar excepciones. | Conocer objetivos estratégicos o decisiones de negocio de alto nivel. |
| Entrevista | Profundizar con interesados específicos. | Obtener rápidamente datos comparables de muchos usuarios. |
Al usar encuestas u observación, pueden aparecer datos personales, información sensible o situaciones laborales delicadas.
Conviene cuidar:
La confianza de los participantes es fundamental para obtener información honesta.
Al usar cuestionarios, encuestas y observación, suelen aparecer errores como:
Algunas buenas prácticas son:
Los cuestionarios, encuestas y la observación del trabajo real son técnicas valiosas para elicitar requerimientos. Ayudan a ampliar la información, descubrir patrones, detectar problemas frecuentes y comprender cómo se trabaja en la práctica.
Su valor aumenta cuando se combinan con entrevistas, análisis de documentos y validación con interesados. Ninguna técnica por sí sola revela toda la realidad del proyecto.
En el próximo tema estudiaremos talleres de requerimientos y sesiones colaborativas, técnicas especialmente útiles para construir acuerdos entre varios interesados al mismo tiempo.