Implementar Kanban es un viaje de mejora continua. Más allá de la teoría, el éxito depende de cultivar hábitos consistentes. Estas buenas prácticas son los pilares que sostienen una implementación de Kanban saludable, productiva y sostenible.
El tablero Kanban debe ser la única fuente de verdad sobre el estado del trabajo. Si el tablero no refleja la realidad, se vuelve inútil. Para ello, es fundamental que el equipo adopte el hábito de mover las tarjetas en tiempo real, a medida que el trabajo progresa. La reunión diaria es un buen momento para sincronizar, pero no debe ser el único momento en que se actualiza el tablero.
Además, el tablero debe ser fácilmente accesible para todo el equipo y para los stakeholders relevantes. En una oficina, esto puede ser un gran monitor en un área común. Para equipos remotos, el enlace al tablero digital debe estar siempre a mano.
Esta es la regla de oro y la más difícil de cumplir: "Deja de empezar y empieza a terminar". Los límites de Trabajo en Progreso (WIP) no son una sugerencia, son una regla que el equipo acuerda para proteger el flujo. Cuando una columna alcanza su límite, la prioridad número uno del equipo debe ser ayudar a que una tarea salga de esa columna, no buscar trabajo en otra parte. Esta disciplina es lo que crea un sistema "pull" y previene los cuellos de botella.
Kanban es un método empírico; se basa en datos, no en opiniones. El equipo debe establecer una cadencia regular (ej. semanal o quincenal) para la Revisión del Flujo. En esta reunión, se analizan métricas como el Diagrama de Flujo Acumulativo, el Cycle Time y el Throughput. El objetivo no es juzgar el rendimiento individual, sino hacer preguntas sobre el proceso: ¿Por qué nuestro tiempo de ciclo aumentó esta semana? ¿Dónde se están acumulando las tareas? ¿Nuestro flujo es predecible?
El tablero es una herramienta de comunicación, pero no la reemplaza. Las conversaciones siguen siendo esenciales.
No existe un tablero Kanban perfecto. El mejor tablero es aquel que refleja fielmente el flujo de trabajo real del equipo. No se debe copiar ciegamente el tablero de otro equipo. El tablero es un documento vivo que debe evolucionar.
Si el equipo descubre que una columna siempre se salta o que el trabajo se atasca entre dos etapas, es una señal de que el tablero necesita un ajuste. La retrospectiva es el lugar ideal para proponer y acordar estos cambios. El tablero es una herramienta para el equipo, no al revés. Si no ayuda a visualizar el trabajo y a identificar mejoras, hay que cambiarlo.
Al adoptar estas prácticas, un equipo puede transformar Kanban de una simple herramienta de visualización a un potente motor de mejora continua, eficiencia y entrega de valor sostenible.