4. Flujo de trabajo (Workflow)

El flujo de trabajo o workflow es la secuencia de etapas por las que pasa una unidad de trabajo desde que se solicita hasta que se entrega. En Kanban, visualizar y optimizar este flujo es fundamental para mejorar la eficiencia y la previsibilidad.

4.1. Definición del flujo según el tipo de proyecto

No existe un flujo de trabajo universal; debe adaptarse al contexto del equipo y del proyecto. La clave es que represente fielmente el proceso real.

• Proyectos simples: Un flujo básico como "Por hacer", "En progreso" y "Hecho" puede ser suficiente para equipos pequeños o proyectos con pocas dependencias.
• Desarrollo de Software: Un flujo más detallado es común, con etapas como "Backlog", "Análisis", "Desarrollo", "Pruebas", "Despliegue" y "Terminado". Esto permite identificar con mayor precisión dónde se encuentra cada tarea.
• Proyectos de Marketing: Podría incluir fases como "Ideas", "Creación de contenido", "Revisión", "Publicación" y "Análisis de resultados".

El flujo debe ser un acuerdo de equipo y evolucionar a medida que el proceso se comprende mejor. Se empieza con un diseño simple y se añaden o modifican columnas cuando se detecta una necesidad clara.

4.2. Entradas y salidas de cada etapa

Para que el flujo funcione, cada etapa debe tener criterios de entrada y salida bien definidos. Esto se conoce como "Definition of Done" (Definición de Hecho) para cada columna.

• Criterios de Entrada: ¿Qué necesita una tarea para poder entrar en esta fase? Por ejemplo, para entrar en "Desarrollo", una tarea debe tener los requisitos claros y los diseños aprobados.
• Criterios de Salida: ¿Qué significa que una tarea ha completado esta fase? Por ejemplo, para salir de "Pruebas", la funcionalidad debe haber pasado todos los tests automáticos y manuales sin errores críticos.

Tener estas políticas explícitas reduce la ambigüedad, evita que el trabajo avance sin estar listo y mejora la calidad del producto final.

4.3. Métricas del flujo: tiempo de ciclo, tiempo de entrega y throughput

Kanban se basa en la mejora continua, y para ello es imprescindible medir. Las tres métricas clave del flujo son:

• Tiempo de Ciclo (Cycle Time): Mide el tiempo que transcurre desde que se empieza a trabajar activamente en una tarea hasta que se finaliza. Es un indicador de la eficiencia del proceso. Un tiempo de ciclo corto y predecible es un objetivo principal.
• Tiempo de Entrega (Lead Time): Mide el tiempo total desde que se registra una solicitud (entra en el backlog) hasta que se entrega al cliente. Siempre es mayor o igual que el tiempo de ciclo y es la métrica que más le importa al cliente.
• Throughput: Es la cantidad de elementos de trabajo finalizados en un período de tiempo determinado (p. ej., tareas por semana). Mide la capacidad de entrega del equipo.

Estas métricas ayudan a predecir futuras entregas y a identificar oportunidades de mejora en el flujo.

4.4. Cómo identificar bloqueos y cuellos de botella

Un flujo de trabajo visual permite detectar problemas rápidamente.

• Bloqueos (Blockers): Son tareas que no pueden avanzar por una dependencia externa o un impedimento. En el tablero, se suelen marcar con una etiqueta o un color llamativo (p. ej., rojo). Un bloqueo requiere atención inmediata, ya que detiene el flujo de valor.
• Cuellos de Botella (Bottlenecks): Son etapas del flujo donde el trabajo se acumula porque su capacidad es inferior a la de las etapas anteriores. Se identifican visualmente como una columna que está constantemente llena o cerca de su límite WIP, mientras que la siguiente columna tiene poca carga. Indican un desequilibrio en el proceso que limita el throughput general del sistema.

Cuando se detecta un cuello de botella, el equipo debe centrarse en aliviarlo, ya sea dedicando más recursos a esa etapa o mejorando su eficiencia, antes de introducir más trabajo en el sistema.

4.5. Análisis de flujo acumulativo (Cumulative Flow Diagram)

El Diagrama de Flujo Acumulativo (CFD) es una herramienta avanzada para visualizar y analizar el flujo de trabajo a lo largo del tiempo. Es un gráfico de áreas apiladas donde cada banda de color representa una etapa del workflow.

• Lectura del Gráfico: El eje vertical muestra el número de tareas y el eje horizontal, el tiempo. El ancho de cada banda de color indica la cantidad de trabajo en esa etapa en un momento dado.
• Interpretación:
  • La distancia vertical entre la línea superior (trabajo solicitado) y la inferior (trabajo entregado) representa el Trabajo en Progreso (WIP) total.
  • La distancia horizontal entre dos líneas mide el Tiempo de Ciclo aproximado.
  • Una banda que se ensancha con el tiempo indica un cuello de botella: el trabajo entra en esa etapa más rápido de lo que sale.
  • Una banda que se estrecha indica que el equipo está procesando el trabajo de esa etapa más rápido de lo que entra.

El CFD es una foto de la salud del proceso. Permite analizar patrones, predecir la capacidad de entrega y tomar decisiones informadas para optimizar el flujo de manera continua.