Limitar el Trabajo en Curso (WIP) es una de las prácticas fundamentales de Kanban. No se trata de trabajar menos, sino de dejar de empezar tareas y empezar a terminarlas. Este principio es la clave para crear un sistema de flujo "pull" y sostenible.
5.1. Qué es el WIP y por qué es esencial
El WIP (Work In Progress) representa el número de tareas que están siendo trabajadas simultáneamente por el equipo en un momento dado. Limitar el WIP significa establecer una cantidad máxima de elementos permitidos en cada etapa (o en todo) del flujo de trabajo.
Es esencial por varias razones:
- Previene la sobrecarga: Evita que los miembros del equipo se saturen con múltiples tareas, lo que reduce el costoso cambio de contexto y el estrés.
- Hace visibles los cuellos de botella: Cuando una columna alcanza su límite WIP, ninguna tarea nueva puede entrar hasta que una salga. Esto obliga al equipo a resolver los problemas que frenan el flujo en lugar de ignorarlos.
- Mejora el flujo: Al limitar el WIP, se reduce el tiempo de ciclo de las tareas. Según la Ley de Little (Tiempo de Ciclo = WIP / Throughput), si se mantiene el mismo ritmo de entrega (throughput) pero se reduce el trabajo en curso, el tiempo para completar cada tarea disminuye.
- Fomenta la finalización: Cambia el enfoque de "estar ocupado" a "terminar el trabajo". El equipo colabora para mover las tareas a la columna "Hecho" antes de tomar nuevas responsabilidades.
5.2. Cómo establecer límites adecuados por columna
No hay una fórmula mágica para el límite WIP perfecto; es un proceso empírico. El objetivo es encontrar un número que desafíe al equipo a mejorar sin paralizarlo.
- Observar el estado actual: Comienza sin límites y mide cuál es el WIP promedio actual en cada columna durante un par de semanas. Luego, establece un límite ligeramente inferior a ese promedio para empezar a generar una tensión positiva.
- Basarse en las personas: Un punto de partida común es limitar el WIP de una columna al número de personas que trabajan en esa etapa. Por ejemplo, si hay 3 desarrolladores, el límite de la columna "Desarrollo" podría ser 3 o 4.
- Empezar de forma conservadora: Es mejor empezar con límites un poco más altos y reducirlos gradualmente que empezar con límites demasiado restrictivos que frustren al equipo.
- Acuerdo de equipo: La decisión sobre los límites debe ser un consenso del equipo. Ellos son quienes mejor entienden su capacidad y su proceso.
Los límites no son estáticos. Deben revisarse y ajustarse periódicamente como parte del proceso de mejora continua.
5.3. Impacto de los límites en la productividad y la calidad
La implementación de límites WIP tiene un impacto directo y positivo tanto en la productividad como en la calidad del trabajo.
- Productividad: Al reducir el cambio de contexto, los miembros del equipo pueden concentrarse en una sola tarea a la vez, completándola más rápido y con mayor eficiencia. Además, al forzar la resolución de cuellos de botella, se optimiza el flujo general, lo que aumenta el throughput (tareas entregadas por unidad de tiempo).
- Calidad: Menos tareas en paralelo significan más atención a los detalles. Esto reduce la probabilidad de errores y la necesidad de retrabajo. Cuando el equipo no está apurado por empezar la siguiente tarea, puede dedicar el tiempo necesario para asegurar que la actual cumple con todos los criterios de calidad antes de moverla a la siguiente fase.
Limitar el WIP crea un entorno de trabajo más tranquilo y enfocado, donde la calidad se convierte en una responsabilidad compartida y la presión se transforma en colaboración para desbloquear el flujo.
5.4. Ejemplos de ajustes de WIP según el tamaño del equipo
Los límites de WIP deben escalar con el equipo, pero no siempre de forma lineal.
- Equipo pequeño (3 desarrolladores, 1 tester):
- Desarrollo: Un límite de 3 o 4 podría funcionar. Un límite de 3 fomenta el pair programming o la colaboración si alguien se bloquea.
- Pruebas: Un límite de 1 o 2 es crucial. Si el límite es 2 y ambas tareas están en espera, se evidencia inmediatamente que el tester es un cuello de botella y los desarrolladores deben ayudar (p. ej., creando datos de prueba o automatizando tests).
- Equipo grande (8 desarrolladores, 3 testers):
- Desarrollo: Un límite de 8 podría parecer lógico, pero puede promover el trabajo en silos. Un límite más bajo, como 6 o 7, incentiva la colaboración y crea un colchón para que el equipo pueda atacar bloqueos sin detener todo el flujo.
- Pruebas: Un límite de 3 o 4 para la columna de "Pruebas" asegura que los testers no se saturen y que haya un flujo constante desde desarrollo.
La clave es experimentar. Si el equipo a menudo está inactivo porque no puede tomar nuevas tareas, los límites pueden ser demasiado bajos. Si las tareas envejecen y los tiempos de ciclo son altos, los límites son probablemente demasiado altos.