A diferencia de otros marcos como Scrum, Kanban no prescribe un conjunto rígido de reuniones. En su lugar, propone un sistema de "cadencias" o puntos de encuentro regulares para asegurar que el flujo de trabajo se mantiene saludable y en constante mejora. Estas reuniones son el motor de la comunicación y la colaboración.
6.1. Daily Kanban: reuniones breves de seguimiento
La Daily Kanban, a menudo realizada de pie frente al tablero, es una reunión de sincronización rápida para el equipo. Su enfoque es diferente al de una Daily Scrum.
- Foco en el flujo, no en las personas: En lugar de que cada persona reporte lo que hizo, el equipo "camina el tablero" de derecha a izquierda (desde lo más cercano a "Hecho").
- Preguntas clave: Para cada tarjeta en progreso, las preguntas son: "¿Qué se necesita para mover esta tarjeta a la siguiente columna?", "¿Hay algún bloqueo o impedimento?", "¿Alguien necesita ayuda?".
- Objetivo: El objetivo es identificar y resolver bloqueos para maximizar el flujo de valor. La conversación se centra en el trabajo, no en justificar las horas del día anterior.
- Duración: Suele ser muy breve, no más de 15 minutos.
6.2. Revisión del flujo y métricas (Service Delivery Review)
Esta reunión, que puede ser semanal o quincenal, se enfoca en la salud y el rendimiento del sistema Kanban en su conjunto. No se discuten tareas individuales, sino el rendimiento general del flujo.
- Análisis de datos: El equipo revisa métricas clave como el tiempo de ciclo, el tiempo de entrega y el throughput. Se analizan gráficos como el Diagrama de Flujo Acumulativo (CFD).
- Identificación de patrones: Se buscan tendencias. ¿Están aumentando los tiempos de ciclo? ¿Hay alguna etapa que actúa consistentemente como un cuello de botella? ¿Nuestra capacidad de entrega (throughput) es predecible?
- Toma de decisiones: Basándose en los datos, el equipo decide si es necesario ajustar los límites de WIP, modificar el flujo de trabajo o cambiar alguna política explícita para mejorar el rendimiento.
Esta cadencia asegura que el equipo no solo "hace el trabajo", sino que también "mejora el trabajo" de una manera objetiva y basada en evidencia.
6.3. Reunión de retrospectiva enfocada en la mejora continua (Operations Review)
Similar a la retrospectiva de Scrum, esta reunión es una oportunidad para que el equipo reflexione sobre su proceso y su forma de trabajar. Sin embargo, en Kanban, el enfoque está fuertemente ligado a la optimización del sistema.
- Foco en el sistema Kanban: La discusión se centra en la efectividad del tablero, la claridad de las políticas, la idoneidad de los límites WIP y la calidad de la colaboración.
- Análisis cualitativo: Mientras que la revisión del flujo es cuantitativa (datos), la retrospectiva es más cualitativa. Se exploran las frustraciones, los éxitos y las dinámicas del equipo en relación con el sistema.
- Generación de acciones: El resultado es un conjunto de experimentos o acciones concretas para mejorar el sistema. Por ejemplo: "Vamos a probar reducir el límite de WIP en la columna 'Pruebas' de 3 a 2 durante las próximas dos semanas".
Esta reunión es el corazón del principio de mejora continua (Kaizen) de Kanban.
6.4. Coordinación entre equipos o tableros
Cuando varias equipos trabajan en el mismo producto o sistema, la coordinación es vital. Kanban facilita esto de varias maneras:
- Visualización de dependencias: Las dependencias entre equipos se pueden visualizar en las tarjetas, a menudo con un color o una etiqueta específica. Si una tarea está bloqueada por otro equipo, esto se hace explícito en el tablero.
- Reuniones de sincronización (Scrum of Scrums): Representantes de diferentes equipos pueden reunirse periódicamente para discutir dependencias, bloqueos y prioridades compartidas, utilizando un tablero Kanban de más alto nivel (a veces llamado "Portfolio Kanban").
- Gestión de flujos de servicio compartidos: Si varios equipos consumen servicios de un equipo central (como un equipo de infraestructura), el tablero de ese equipo de servicio se vuelve crucial para gestionar la demanda y comunicar las prioridades a todos los equipos "clientes".
La transparencia del tablero Kanban simplifica la comunicación, ya que cualquier persona de un equipo relacionado puede consultar el tablero de otro para entender su carga de trabajo, sus prioridades y el estado de una dependencia.