Kanban es un método empírico que se basa en datos para guiar la mejora continua. Las métricas no se utilizan para evaluar a las personas, sino para entender la salud del flujo de trabajo y tomar decisiones informadas que aumenten la previsibilidad y la eficiencia.
8.1. Lead Time (tiempo total desde que se solicita hasta que se entrega)
El Lead Time es la métrica más importante desde la perspectiva del cliente. Mide el tiempo total que transcurre desde que se registra una solicitud hasta que el valor asociado a esa solicitud es entregado.
- ¿Qué mide?: La experiencia completa del cliente, desde que pide algo hasta que lo recibe.
- ¿Por qué es importante?: Permite establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) realistas y responder a la pregunta del cliente: "¿Cuándo estará listo?". Reducir el Lead Time es un objetivo clave para mejorar la satisfacción del cliente.
- Punto de inicio y fin: Comienza cuando la tarea entra en el backlog o es solicitada, y termina cuando se entrega al cliente final (en producción).
8.2. Cycle Time (tiempo que una tarea permanece en ejecución)
El Cycle Time es una métrica interna que mide la eficiencia del proceso. Comienza cuando el equipo empieza a trabajar activamente en una tarea y termina cuando la tarea está técnicamente finalizada.
- ¿Qué mide?: El tiempo que el equipo invierte en una tarea. Es un subconjunto del Lead Time.
- ¿Por qué es importante?: Ayuda a identificar dónde se ralentiza el proceso. Un Cycle Time alto puede indicar bloqueos, excesivo cambio de contexto o cuellos de botella. El objetivo es tener un Cycle Time corto y predecible.
- Punto de inicio y fin: Típicamente, comienza cuando una tarjeta se mueve a la primera columna de "en progreso" y finaliza cuando llega a la columna "Hecho" o "Listo para desplegar".
8.3. Throughput (tareas completadas por período)
El Throughput mide la capacidad de entrega del equipo. Es simplemente el número de elementos de trabajo completados en un período de tiempo determinado (por ejemplo, por día, semana o mes).
- ¿Qué mide?: La productividad o velocidad del equipo.
- ¿Por qué es importante?: Es una métrica clave para la previsibilidad. Si un equipo tiene un throughput promedio de 5 tareas por semana, puede prever con cierta confianza cuántas tareas del backlog podrá completar en el próximo mes.
- Relación con WIP: Según la Ley de Little, Throughput = WIP / Cycle Time. Esto demuestra la interconexión de las métricas: para aumentar el throughput, se puede aumentar el WIP (con riesgo de aumentar el cycle time) o reducir el cycle time (la opción preferida).
8.4. Diagramas de flujo acumulativo (CFD)
El Diagrama de Flujo Acumulativo (CFD) es la herramienta de visualización de métricas más potente en Kanban. Es un gráfico de áreas que muestra la cantidad de trabajo en cada estado del flujo a lo largo del tiempo.
- Visualización integral: De un solo vistazo, el CFD muestra el WIP (distancia vertical entre las líneas), el Cycle Time aproximado (distancia horizontal) y el Throughput (la pendiente de la línea de la columna "Hecho").
- Diagnóstico del flujo:
- Una banda de color que se ensancha con el tiempo indica un cuello de botella: el trabajo entra en esa etapa más rápido de lo que sale.
- Líneas que se vuelven planas indican que el trabajo se ha detenido o está bloqueado.
- Bandas que crecen de forma paralela indican un flujo estable y predecible.
El CFD es esencial para la reunión de Revisión del Flujo, ya que permite analizar la salud del sistema de forma objetiva.
8.5. Uso de herramientas como Jira, Trello, Notion o Azure DevOps para medir
Aunque se puede empezar con un tablero físico y calcular métricas manualmente, las herramientas digitales son indispensables para un seguimiento preciso y sin esfuerzo.
- Jira y Azure DevOps: Son soluciones empresariales que ofrecen potentes paneles de control (dashboards) con gráficos de CFD, control de Cycle Time y Lead Time, e informes de Throughput listos para usar. Son ideales para equipos que necesitan análisis detallados.
- Trello: Es más simple, pero con el uso de Power-Ups (complementos) como "Corrello" o "Time in List", se pueden obtener métricas visuales muy útiles sobre el tiempo que las tarjetas pasan en cada columna.
- Notion: Utilizando sus bases de datos, se pueden añadir propiedades de fecha para registrar cuándo una tarea entra en un estado y cuándo sale. Con propiedades de fórmula, se puede calcular automáticamente el Cycle Time para cada tarea y luego crear vistas de tablero o gráficos para analizar los resultados. Requiere más configuración manual, pero es muy flexible.
La elección de la herramienta depende del nivel de detalle requerido y la complejidad del proceso, pero todas ellas pueden configurarse para proporcionar los datos necesarios para la mejora continua.