14. Automatizaciones básicas (Butler)
Butler es el motor de automatizaciones nativo de Trello. Permite ejecutar acciones repetitivas de forma automática y reducir tareas manuales, ahorrando tiempo y evitando olvidos.
En este tema conocerás cómo acceder a Butler, crear una automatización simple, explorar ejemplos frecuentes y entender los límites de la versión gratuita.
14.1. Qué es Butler y cómo acceder
Butler ofrece reglas, botones y comandos que se activan al cumplir ciertas condiciones. Para abrirlo, haz clic en "Automatización" en la barra superior del tablero o en el botón "Butler" en la vista clásica. Desde allí puedes crear reglas gatilladas por eventos (por ejemplo, mover una tarjeta o marcar un checklist completado).
El panel de Butler está dividido en cuatro secciones: Reglas, Botones de tablero, Botones de tarjeta y Comandos programados. Cada una responde a diferentes escenarios de automatización.
14.2. Crear una automatización simple
Para construir una regla que mueva una tarjeta cuando un checklist se complete, abre la sección "Reglas" y selecciona "Crear una regla". Elige el disparador "cuando se completa un checklist en una tarjeta" y luego define la acción "mover la tarjeta a la lista <Lista completadas>". Guarda la regla y pruébala marcando todos los elementos de un checklist.
Butler mostrará un registro de ejecuciones recientes para confirmar que la regla funcionó. Si la tarjeta no se mueve, revisa que el checklist tenga todos los ítems marcados y que la lista destino exista.
14.3. Ejemplos de comandos automáticos comunes
- Enviar un comentario automático cuando una tarjeta entra a la lista "En revisión" recordando los criterios de calidad.
- Asignar un miembro y agregar una etiqueta cuando una tarjeta se crea en una lista específica.
- Programar un recordatorio semanal que genere tarjetas recurrentes (por ejemplo, "Revisar indicadores" cada lunes).
- Cambiar la fecha de vencimiento a dos días después de mover la tarjeta a "En progreso".
Empieza con comandos sencillos y ve incorporando condiciones adicionales si el flujo de trabajo lo requiere.
14.4. Restricciones en la versión gratuita
El plan gratuito de Trello incluye un número limitado de ejecuciones de Butler por mes (llamadas "comandos"). Cada acción individual dentro de una automatización consume parte de ese cupo. Si excedes el límite, las reglas dejarán de ejecutarse hasta el siguiente ciclo.
Butler también restringe funciones avanzadas como variables personalizadas o campos especiales en el plan free. Para automatizaciones más complejas o con alto volumen diario, considera un plan superior o distribuye las reglas entre varios tableros para optimizar el consumo.
Configurar automatizaciones básicas con Butler es un excelente primer paso para sistematizar tareas repetitivas. Evalúa periódicamente su impacto y ajusta las reglas según la evolución del equipo.