16. Archivar y eliminar elementos
Gestionar el ciclo de vida de listas, tarjetas y tableros en Trello te permite mantener el espacio de trabajo limpio sin perder información importante. Conocer la diferencia entre archivar y eliminar es clave para evitar la pérdida accidental de datos.
En este tema abordamos cómo archivar elementos, restaurarlos cuando sea necesario y las opciones para borrarlos de forma permanente.
16.1. Archivar listas, tarjetas o tableros
Archivando ocultas un elemento sin borrarlo. Para tarjetas, abre el menú y elige "Archivar"; pasarán al estado de archivadas pero seguirán disponibles desde la búsqueda. Las listas tienen un botón de tres puntos que incluye la opción "Archivar esta lista" y todos los elementos dentro quedarán fuera de la vista principal.
Para archivar un tablero, abre el menú principal > "Mas" > "Archivar tablero". El tablero deja de aparecer en el listado, pero puede restaurarse desde la sección "Tableros cerrados". Usa el archivado cuando quieras mantener un registro histórico sin saturar el panel principal.
16.2. Restaurar elementos archivados
Haz clic en "Mostrar menú" > "Mas" > "Elementos archivados" para ver tarjetas y listas archivadas. Desde allí puedes buscar por nombre, abrir la tarjeta y seleccionar "Enviar a la lista" para devolverla al tablero.
Los tableros archivados se encuentran en el menú "Tableros" > "Tableros cerrados". Selecciona "Reabrir" para que vuelva a aparecer en la lista principal. Esta función es útil para proyectos recurrentes que se reactivan en ciclos.
16.3. Eliminar definitivamente un tablero o tarjeta
Eliminar es permanente, por lo que conviene hacerlo solo cuando estés seguro. Para tarjetas, archívalas primero y luego selecciona "Eliminar" desde el mismo menú de elementos archivados. Trello pedirá confirmación antes de proceder.
Los tableros deben cerrarse antes de ser eliminados. Una vez archivados, verás la opción "Eliminar" en la vista de tableros cerrados (solo disponible para administradores). Al eliminar un tablero se pierden comentarios, archivos y actividad asociados, de modo que exporta la información relevante previamente si necesitas conservar un respaldo.
Adoptar una rutina de archivado y limpieza garantiza tableros livianos, con foco en lo activo. Documenta las políticas de eliminación para que todo el equipo sepa cómo actuar y se eviten sorpresas.