7. Miembros y colaboración

Tener un tablero bien estructurado es solo la mitad del desafío; la otra mitad consiste en coordinar a las personas que participarán en él. Trello ofrece herramientas sencillas para invitar miembros, asignar responsabilidades, mantener conversaciones contextuales y seguir cada cambio mediante notificaciones.

En este capítulo revisaremos cómo sumar colaboradores a un tablero o tarjeta, asignar dueños claros a cada tarea, aprovechar las menciones con @ para acelerar las respuestas y usar los registros de actividad para entender qué ocurrió y cuándo.

7.1. Agregar miembros a un tablero o tarjeta

Para invitar personas al tablero abre el menú principal y selecciona “Compartir”. Puedes escribir sus direcciones de correo o buscar miembros del espacio de trabajo. Trello enviará una notificación con acceso directo al tablero. Si trabajas con invitados externos, confirma que la visibilidad del tablero sea adecuada antes de compartirlo.

Dentro de una tarjeta, la sección “Miembros” permite asignar participantes específicos. Haz clic en la tarjeta, elige “Miembros” y marca a quienes deban involucrarse. Esta acción los incluye en la lista de responsables y les otorga visibilidad prioritaria sobre la tarea.

Cuando un miembro ya no necesita acceso, retíralo desde el mismo panel para evitar notificaciones innecesarias. Mantener la lista al día mejora la seguridad y reduce la distracción del equipo.

7.2. Asignar responsables de tareas

Asignar responsables explícitos evita interpretaciones ambiguas. En la ficha de la tarjeta, los avatares de los miembros asignados aparecen bajo el título, indicando quién debe actuar. Una práctica útil es identificar al “dueño” principal y, si corresponde, agregar colaboradores secundarios.

Combina la asignación con etiquetas de prioridad para que cada responsable entienda la urgencia. También puedes establecer fechas de vencimiento; Trello enviará recordatorios automáticos a los miembros asignados conforme se acerque la fecha límite.

Cuando la responsabilidad cambie, actualiza la tarjeta para que todos sepan quién continúa al mando. El historial dejará constancia de la transición.

7.3. Menciones con @nombre en comentarios

Las menciones permiten dirigir un mensaje a la persona correcta sin abandonar el tablero. Escribe @ seguido del nombre del miembro dentro de un comentario para que reciba una notificación inmediata. Puedes mencionar a varios miembros si necesitas coordinar un grupo reducido.

Utiliza las menciones para pedir revisiones, aclarar dudas o registrar decisiones. Mantener las conversaciones dentro de la tarjeta aporta trazabilidad y reduce la dependencia de correos externos o chats dispersos.

Si la conversación se vuelve extensa, considera resumir los acuerdos en la descripción o en un checklist para que la información clave permanezca visible incluso cuando los comentarios se acumulen.

7.4. Historial de actividad y notificaciones

Cada tablero dispone de un registro de actividad accesible desde el menú lateral. Allí puedes revisar quién creó tarjetas, movió elementos entre listas, cambió etiquetas o alteró fechas de vencimiento. Esta bitácora ayuda a auditar el avance y detectar acciones inesperadas.

A nivel global, Trello agrupa tus notificaciones en la campana ubicada en la esquina superior derecha. Desde ese panel puedes filtrar por tablero y marcar elementos como leídos. Además, puedes configurar la frecuencia de correos electrónicos para recibir resúmenes diarios, inmediatos o desactivarlos si prefieres seguir todo desde la aplicación.

Cuando un tablero genera demasiadas alertas, ajusta las notificaciones a nivel personal o emplea automatizaciones que resuman eventos clave. La meta es mantener al equipo informado sin generar ruido innecesario.

Gestionar miembros de forma consciente garantiza que cada tarjeta tenga un responsable claro, que la comunicación permanezca en contexto y que el historial del proyecto resulte fácil de seguir. Con estas herramientas podrás coordinar equipos distribuidos sin perder visibilidad del trabajo diario.